PT. BERKAH JAYA: UAS ERP AAFIYAH MUTHIAH SALAM (4413210001)

JAWABAN SOAL NOMOR 1

Menyempurnakan dan Melengkapi Bisnis Proses

Level 1 : Supplier-Perusahaan-Customer (Putih)

Level 2 : Sales - Purchase - Accounting - HRD (Hijau)

Level 3 : Detail Masing-Masing Modul - Bisnis Proses (Biru)

Level 4 : Odoo - Menu Utama - Sub Menu (Kuning)

Level 5 : Odoo - Transaksi - Form (Pink)

Melengkapi Data Perusahaan Pada Database PT. JellyFish

Pada kesempatan kali ini, penulis akan mengulas database dari PT. JellyFish. Modul purchase pada Odoo dikelompokan menjadi empat kelompok yaitu Purchase, Incoming Products, Invoice Control dan Products. Purchase juga terbagi menjadi Request for Quotation, Purchase Orders, dan Suppliers. Invoice control terbagi menjadi tiga bagian yaitu On Draft Invoices, On Purchase Order Lines dan On Incoming Shipments. Products terbagi menjadi dua bagian yaitu Products by Category dan Products. Berdasarkan database PT. JellyFish tahun lalu, masih ada beberapa menu di modul purchase yang belum terpenuhi atau masih rumpang. Sub menu yang masih rumpang adalah menu request for quotation, selain menu tersebut semuanya sudah terisi contohnya adalah sub menu purchase order, supplier, incoming products , on draft invoice, dan products.

Request for Quotation atau Permintaan Penawaran

Permintaan penawaran dilakukan ketika sebuah perusahaan membutuhkan supplier untuk memenuhi permintaan barang maupun jasa. Dalam database perusahaan PT. Jelly Fish tidak terdapat request for quotation kepada suppliernya. Kejanggalan terlihat bahwa perusahaan memiliki atau menjual produk komputer. Penulis dapat mengartikan mungkin perusahaan sebagai distributor dari penjualan komputer bukan sebagai manufaktur yang memproduksi komputer. Misalnya, penulis memberikan contoh request for quotation untuk membeli sepuluh unit computer. Berikut tahapan pembuatan request for quotation dalam Odoo:

1. Pertama klik menu request for quotation lalu klik create untuk membuatnya. Maka tampilan yang akan muncul seperti berikut.

Berdasarkan gambar diatas, informasi-informasi atau data yang harus kita isi adalah nama supplier, tanggal pengiriman penawaran, asal pengiriman atau penawaran dari perusahaan, jenis produk, deskripsi produk, tanggal permintaan pengiriman produk, kuantitas atau jumlah produk yang dipesan, harga dari setiap produk yang dipesan, jumlah pajak yang dikenakan dan total pembayaran yang harus dibayar. Didalam request for quotation harga produk masih dalam harga penawaran dari pelanggan yang contoh nya disini adalah harga penawaran dari PT. Jelly Fish.

2. Klik “supplier” untuk memilih supplier yang akan dikirim surat penawaran dari perusahaan. Misalnya penulis memilih supplier PT. HIPPOTAMUS INDONESIA yang kemudian menuliskan tanggal dibuat surat ini adalah tanggal 24 Oktober 2016 pada kolom “Order Date” dan kemudian mengisi “deliver to” yang artinya surat penwaran atau transaksi penawaran selanjutnya ditjukan kepada perusahaan.

3. Klik menu “Product” dan kemudian isi data-data yang perlu diisi misalnya produk yang diminta, deskripsi produk yang diminta atau ditawar, tanggal permintaan pengiriman produk, kuantitas atau jumlah produk yang dipesan, harga dari setiap produk yang dipesan, jumlah pajak yang dikenakan dan total pembayaran yang harus dibayar. Contohnya adalah penulis melakukan penawaran produk komputer sebanyak 10 unit, dengan harga satu komputernya adalah Rp. 7.200.000 dengan pajak sebesar 10%.

4. Klik menu “RFQ&BID” maka disana akan ada kolom Incoterm dan Bid Valid Until. Incoterm atau International Commercial Terms merupakan kumpulan istilah yang dibuat untuk menyamakan pengertian antara penjual dan pembeli dalam perdagangan internasional dan menjelaskan hak dan kewajiban pembeli dan penjual yang berhubungan dengan pengiriman barang. Hal-hal yang dijelaskan meliputi proses pengiriman barang, penanggung jawab proses ekspor - impor, penanggung biaya yang timbul dan penanggung risiko bila terjadi perubahan kondisi barang yang terjadi akibat proses pengiriman. Salah satu contoh dari Inconterm adalah EXW atau Ex Work. Cara mengisi Ex Work adalah klik kolom Inconterm dan Pilih EX Work. Terlihat dari gambar dibawah ini. Pilih “bid until” yang menandakan sampai tanggal berapa perjanjian berlaku.

5.Klik menu Deliveries & Invoices untuk menjelaskan tanggal produk akan diterima yang secara langsung sama dengan expected date. Kemudian, lokasi produk akan diterima diisi dengan cara mengklik destination. Lalu, cara pembayaran dan pajak yang akan digunakan dengan mengklik payment term dan fiscal position. Contoh yang penulis buat dalam tahap ini adalah seperti gambar dibawah ini.

Berdasarkan gambar diatas, dapat diketahui bahwa produk akan datang ke perusahaan pada tanggal 28 Oktober 2016 dan produk diterima pada lokasi warehouse atau gudang perusahaan. Selain itu informasi yang didapat adalah cara pembayaran tagihan adalah 30 hari setelah penerimaan barang dan pajak yang digunakan adalah pajak normal. Sebenarnya, pembayaran tagihan dan pajak yang digunakan dapat pengguna atur sesuai dengan keinginan perusahaan dengan cara mengklik “create and edit” dalam kolom fiscal position. Request for quotation dapat langsung dikirm kepada supplier melalui email dengan cara mengklik “Send RFQ By Email” dan dapat dicetak dengan mengklik “Print RFQ.” selain itu, request for quotation dapat langsung disimpan sebagai draft jika request for quotation belum di terima oleh supplier. jika request for quotation sudah diterima oleh supplier maka Request for quotation dapat dijadikan purchase order dengan cara mengklik confirm order, klik receive products, klik transfer dan klik apply. Kemudian, pengguna dapat kembali ke purchase order lalu klik receive invoice, klik validate dan klik paid. Maka purchase order yang dibuat akan berstatus done.

Link Gitbook : https://ghanishani.gitbooks.io/uas-nomor-1b-aafiyah-muthiah-salam/content/chapter1.html
#UPERP8UAS01A, #UPERP8UAS01B

JAWABAN SOAL NOMOR 3

Modul yang penulis bahas disini adalah modul purchase dengan menggunakan database baru yang penulis buat karena penulis tidak dapat menginstall Add-Ons menggunakan database PT. JellyFish. Menu Add-Ons yang pertama kali ditambahkan oleh penulis adalah menu Add-Ons purchase_discount. Pada pembahasan kali ini penulis akan menjelaskan bagaimana cara untuk menginstall menu purchase_discount, panduan cara menggunakan menu purchase_discount, kegunaan dari menu purchase_discount, perbedaan sebelum dan sesudah modul purchase_discount di Add-Ons.

Cara Install Menu Purchase Discount

Pertama yang harus dilakukan pengguna adalah membuka setting pada Odoo lalu klik menu Apps pada menu-menu sebelah kiri, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

Selanjutnya, pengguna dapat mengklik tanda silang pada featured pada kolom kanan atas dan kemudian isi nama menu Add-Ons yaitu menu purchase_discount. Maka setelah pengguna menulis nama menu Add-Ons pada kolom kanan atas maka tampilan yang akan muncul adalah sebagai berikut.

Berdasarkan gambar diatas terdapat delapan menu Add-Ons yang dapat ditambahkan pada Odoo, pengguna memilih salah satu menu yang tersedia, yaitu menu Purchase Order Lines With Discount Community lalu lakukan penginstallan dengan cara mengklik Install pada pojok kanan bawah pada menu.

Kegunaan Menggunakan Menu Purchase Discount

Menu ini digunakan untuk menunjukkan kemungkinan seberapa besar diskon perbaris dalam pesanan pembelian. Jadi, maksudnya adalah menu purchase discount dapat menunjukkan seberapa besar diskon yang mungkin dapat pengguna tawarkan kepada supplier dalam membeli produk yang diperlukan pengguna.

Perbedaan Sebelum dan Sesudah Menu Purchase Discount Di Install

Pada awalnya, tidak terlihat perbedaan antara menu-menu purchase sebelum dan sesudah diinstall. Karena sebelum dan sesudah diinstall menu-menu yang ada tetap sama yang mana menu-menu tersebut dikelompokkan menjadi empat kelompok yaitu Purchase, Incoming Products, Invoice Control dan Products. Menu Purchase juga terbagi menjadi beberapa sub menu yaitu Request for Quotation, Purchase Orders, Calls for Bids dan Suppliers. Menu Invoice control terbagi menjadi tiga sub menu yaitu On Draft Invoices, On Purchase Order Lines dan On Incoming Shipments. Menu Products terbagi menjadi dua sub menu yaitu Products by Category dan Products. Hal ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Sebelum di Install Modul Add-Ons Purchase_Discount

Sesudah di Install Modul Add-Ons Purchase_Discount

Selanjutnya, penulis mencari perbedaannya dengan mengcreate sub menu Request for Quotation. Disinilah baru terdapat perbedaan sebelum dan sesudah di Install menu Add-Ons. Perbedaannya terdapat pada penambahan kolom baru yaitu kolom Discount(%).

Sebelum Diinstall Menu Add-Ons Purchase_Discount

Sesudah Diinstall Menu Add-Ons Purchase_Discount

Cara Penggunaan Menu Add-Ons

Pengguna dapat membuka menu Add-Ons dengan membuka menu Request for Quotation karena pada menu request for quotation yang sudah di Install terdapat kolom baru yaitu kolom Discount(%). Selanjutnya yang dilakukan pengguna adalah mengisi nama supplier pada field Supplier, masukkan Supplier Refrence, lalu masukkan nama produk atau jasa yang ingin dipesan oleh pengguna, penulis mencontohkannya dengan service, deskripsi dari jasa akan secara otomatis terisi, kemudian isi Schedule Date, schedule date ini berdasarkan kebutuhan dari pengguna, penulis mencontohkan schedule date menggunakan tanggal 5 Januari 2017, kemudian pengguna mengisi kuantitas atau jumlah dari produk atau jasa yang diperlukan, penulis mencontohkan nya dengan memerlukan satu jasa dengan harga nya sebesar Rp. 30, lalu kemudian pengguna mengisi kolom Discount(%) dengan jumlah berapa persen diskon yang ingin diminta oleh pengguna kepada supplier dalam satu jenis produk atau jasa yang dipesan. Disini penulis mencontohkan dengan meminta diskon 10% untuk memesan satu jasa service, sehingga sub total dari permintaan penulisi disini berjumalh Rp. 27 yang seharusnya Rp. 30 jika tidak mendapat diskon. Berikut gambar yang dapat menggambarkan ilustrasi diatas.

Modul yang penulis bahas disini adalah modul purchase dengan menggunakan database PT. JellyFish karena menu Add-Ons double_validation hanya dapat di install di database PT. JellyFish. Menu Add-Ons yang kedua kali ditambahkan oleh penulis adalah menu Add-Ons double_validation. Pada pembahasan kali ini penulis akan menjelaskan bagaimana cara untuk menginstall menu double_validation, panduan cara menggunakan menu double_validation, kegunaan dari menu double_validation, perbedaan sebelum dan sesudah modul double_validation di Add-Ons.

Cara Install Menu Double Validation

Pertama yang harus dilakukan pengguna adalah membuka setting pada Odoo lalu klik menu Apps pada menu-menu sebelah kiri, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

Selanjutnya, pengguna dapat mengklik tanda silang pada featured pada kolom kanan atas dan kemudian isi nama menu Add-Ons yaitu menu double_validation. Maka setelah pengguna menulis nama menu Add-Ons pada kolom kanan atas maka tampilan yang akan muncul adalah sebagai berikut.

Berdasarkan gambar diatas terdapat lima menu Add-Ons yang dapat ditambahkan pada Odoo, pengguna atau penulis memilih salah satu menu yang tersedia, yaitu menu Sale Double Validation Community lalu lakukan penginstallan dengan cara mengklik Install pada pojok kanan bawah menu.

Kegunaan Menggunakan Menu Double Validation

Menu ini digunakan untuk mengubah jalur kerja dari penjualan guna untuk memvalidasi penjualan.

Perbedaan Sebelum dan Sesudah Menu Double Validation di Install

Sebelum di Install Modul Add-Ons Double_Validation

Sesudah di Install Modul Add-Ons Double_Validation

Selanjutnya, penulis mencari perbedaannya dengan membuka sub menu Products By Category pada menu purchase. Disinilah baru terdapat perbedaan sebelum dan sesudah di Install menu Add-Ons. Perbedaannya terdapat pada penambahan kategori produk yaitu Expenses, karena jika sebelum di install maka kategori produk yang ada hanya ada kategori Saleables.

Sebelum Diinstall Menu Add-Ons Double_Validation

Sesudah Diinstall Menu Add-Ons Double_Validation

Cara Penggunaan Menu Add-Ons Duble_Validation

Pengguna dapat membuka menu Add-Ons dengan membuka menu Products by Category karena pada sub menu tersebut terdapat perubahan yaitu adanya penamaban kategori produk yaitu Expenses. Pengguna langsung dapat membuka Expenses dan mengcreate produk baru. Dengan cara mengklik Create pada tampilan dibawah.

Selanjutnya pengguna dapat mengisi nama dari produk, pada contoh yang dibuat penulis nama produk yang diisi adalah Kue Kering, pengguna juga langsung dapat menempatkan foto dari produk, kemudian pengguna dapat memasukkan harga public pada field Public Price yang mana pada Public Price ini penulis mencontohkan dengan harga Rp.10.000 dan pengguna dapat memasukkan internal refrence dari produk tersebut, penulis mencontohkan internal refrence nya adalah KK. Selain itu, pengguna dapat mengisi seluruh informasi lebih lengkap dari produk pada bagian procurements (untuk membuat biaya pembelian), customers, inventory, sales, dan aacounting. Setelah pengguna telah selesai menambahkan informasi lengkap tentang produk maka pengguna dapat mengklik Save. Sehingga, tampilan produk varian setelah dibuat atau ditambahkan produk baru adalah sebagai berikut.

Tampilan Kategori Expenses Setalah di Tambahkan Produk Baru

Tampilan Informasi Produk Baru pada Kategori Expenses

#UPERP8UAS03A, #UPERP8UAS03B, #UPERP8UAS03C, #UPERP8UAS03D, #UPERP8UAS03E, #UPERP8UAS03F

JAWABAN NOMOR 4

Berikut contoh transaksi Enterprise Resources Planning dalam kehidupan sehari-hari. Gambar dibawah ini merupakan struk pembayaran print di Buring Copy & Digital Printing, yang mana struk merupakan atau termasuk bisnis proses Sales and Marketing. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai gambar dibawah ini.

Gambar diatas merupakan struk pembayaran yang pelanggan miliki atau merupakan struk penjualan yang dimiliki oleh Buring Copy & Digital Printing. Struk penjualan atau Sales Order diatas berisi tentang nama pelanggan yaitu nama pelanggannya adalah Faldi, tanggal selesai nya adalah 22 Desember 2016. Kolom judul buku disini berisi tentang kegiatan apa saja yang dilakukan atau dibeli oleh pelanggan yaitu Faldi atau merupakan produk atau jasa yang dijual oleh Buring Copy & Digital pada gambar diatas dapat diketahui judul buku atau barang yang dijual oleh Buring Copy & Digital kepada Faldi adalah Digital Colour dan Print Digital. Kemudian kolom deskripsi barang merupakan deskripsi barang atau jasa yang dijual oleh Buring Copy & Digital kepada Faldi yaitu deskripsi dari produk Digital Colour dan Print Digital.

Lalu, kolom Kts merupakan kolom yang menandakan jumlah kertas atau lembar yang digunakan untuk memenuhi produk Digital Colour dan Print Digital yang diminta Faldi dengan masing-masing menjual 32 kertas untuk Digital Colour dan 70 kertas untuk Print Digital. Selanjutnya adalah kolom harga, yang mana kolom ini merupakan harga setiap untuk masing-masing lembar atau kertas dari masing-masing produk yaitu untuk Digital Colour seharga Rp.1900/kertas dan untuk Print Digital seharga Rp.225/kertas. Kolom Jumlah merupakan kolom yang memperlihatkan hasil perkalian dari jumlah kertas dikalikan dengan harga setiap produk, berdasarkan gambar diatas pada kolom jumlah terdapat Rp. 60.800 yang berasal dari perkalian antara 32 kertas x Rp.1900 dan juga terdapat Rp. 15.750 yang berasal dari perkalian antara 70 kertas x Rp. 225. Selanjutnya, dikiri bawah terdapat jumlah total, diskon, PPN, uang muka/pembayaran, dan penulasan yang mana jumlah total berdasarkan jumlah harga dari kedua produk yang dijual oleh Buring Copy & Digital Printing. Jadi jika dibandingkan dengan modul Sales and Marketing pada Odoo maka field apa saja yang diisi oleh Buring Copy dan Digital Printing adalah sebagai berikut:

Field Customer : Faldi

Field Product : Digital Colour

Print Digital

Field Description : Digital Colour CANON HVS A4 80 Gr, 25 lbr-50 lbr

Print Digital Hvs Qwarto/A4/B5 70 – 80 gr

Field Quantity : 32 kertas atau lembar

70 kertas atau lembar

Field Unit Price : Rp. 1900

Rp. 225

Field Subtotal : Rp. 60.800

Rp. 15.750

Sedangkan untuk seluruh total biaya pada Odoo diisi secara otomatis oleh Odoo yaitu berjumlah Rp. 76.550.

#UPERP8UAS04

JAWABAN SOAL NOMOR 5

Saya Aafiyah Muthiah Salam telah mengisi data diri atau quesioner yang dibagikan oleh Pak Agung pada google document. Berikut bukti penyelesaian tugas yang telah saya buat.

Field-field yang saya isi antara lain, alamat email, nama lengkap, mahasiswa kelas regular, kelompok 1, membahas database PT. JellyFish Indonesia, tugas pada kelompok adalah modul Purchase, dan data-data lainnya. Tidak ketinggalan disini saya juga mengisi alamat email dari Gitbook, Trello, Slack, dan lain-lain. Selanjutnya yang saya lakukan adalah mengirim form dengan mengklik tanda Kirim pada pojok kiri baawah.